Die Nutzung der Mail Funktionalitäten setzt einen entsprechenden Server des Kunden voraus, hierbei unterstützen wir auch Sicherheitsfunktionen wie die verschlüsselte Kommunikation vom CDDS zum Mailserver unter Verwendung von STARTTLS.
Die Scan2Mail Funktion ermöglicht das Versenden von E-Mails an beliebig viele Empfänger. Als Absender ist die E-Mail-Adresse des authentifizierten Anwenders bereits hinterlegt.
Durch Auswählen der Funktion bekommt der Anwender ein Fenster mit den Details gezeigt. Der Anwender kann Empfängeradressen entweder manuell eingeben oder aus einem zentralen Adressbuch bzw. dem zentralen Benutzerverzeichnis auswählen.
Des Weiteren kann der Betreff, der Dateiname und die Scan-Einstellungen verändert werden.
Die Scan2Me Funktion ermöglicht es dem authentifizierten Anwender, gescannte Dokumente direkt an seine eigene E-Mail-Adresse zu versenden.
Nach der Authentifizierung ist die E-Mail-Adresse des Anwenders als Absender- und Empfängeradresse hinterlegt. 
Der Mitarbeiter kann entweder sofort mit den Voreinstellungen starten oder aber Betreff und Dateiname des Dokuments bzw. der Mail ändern.
Wird eine der beiden Funktionen Scan2Mail oder Scan2Me verwendet, kann auch als Option Scan2URL definiert werden.
In der Mail-Konfiguration kann eine maximale Dateigrösse für Anhänge festgelegt werden. Wird diese überschritten, kann der Anhang an einem definierbaren Ort zwischengespeichert werden. Der Anwender erhält dann eine E-Mail mit einem Link zum Download der Datei. Die Aufbewahrungsdauer kann festgelegt werden. Ein Aufräumprozess löscht automatisch abgelaufene Dateien.
Mittels der Scan2Fax-Funktion ist es möglich, ein Dokument über einen zentral bereitgestellten Faxserver (nicht Teil der Lösung) zu versenden.
Nach Auswahl der Funktion Scan2Fax erhält der Anwender ein weiterführendes Dialogfenster. In diesem kann der Anwender direkt eine oder mehrere Faxnummern eingeben.
Optional kann er das Adressbuchsymbol wählen und Faxnummern aus dem zentral gepflegten Adressbuch übernehmen.
Das eingescannte Dokument wird dann in Form einer E-Mail mit einem bestimmten Präfix und Suffix (also vor und hinter der eigentlichen Faxnummer) an den Faxserver verschickt.
Sofern der Faxserver eine Sendeprotokollierung unterstützt, kann diese per Mail an den authentifizierten Anwender geschickt werden.
Wählt der Anwender die Scan2Folder-Funktionstaste, können gescannte Dokumente auf vordefinierte, verfügbare Dateiserver in deren Verzeichnisstruktur abgelegt werden.
Wählt der Anwender die Scan2Home-Funktionstaste, können gescannte Dokumente direkt im persönlichen HomeFolder (Basisverzeichnis) abgelegt werden. Das Zielverzeichnis hat der CDDS aus den Benutzerdaten der Anmeldung übernommen.
